De unde a pornit ideea aplicației Doctor Estimator?

Soția mea a început să-mi povestească că i-ar fi de mare ajutor să aibă un „timer” cu care să cronometreze cât timp petrece în cabinetul stomatologic lucrând la o procedură. Voia să știe cât timp estimează și cât timp lucrează, de fapt. Avea nevoie de asta pentru că voia să se organizeze mai bine — cu un timp mai predictibil, ar fi putut avea și mici pauze de respiro între programări.

Am povestit împreună mai mult despre asta. La început a fost doar o discuție, fără nimic concret. În săptămânile următoare, a tot adus în discuție ideea unei aplicații cu un „timer” cu care să își cronometreze timpul și să vadă câteva detalii despre pacient. Apoi, în alte zile, tot mai entuziasmată, a început să propună ca aplicația cu „timer-ul” să aibă și alte funcționalități, cum ar fi detalii despre următorul pacient (ca să se poată pregăti din timp) sau chiar muzică în fundal cât timp merge cronometrul. Până într-o seară, văzând că tot revine la această nevoie, am hotărât să desenăm o schiță pe o foaie A4.

Ce a urmat în săptămânile următoare?

Am făcut un research mai amănunțit: de ce ar vrea un medic să folosească o aplicație ca să își țină evidența lucrărilor efectuate? Am aflat că existau doctori care cumpăraseră template-uri de Excel de pe Etsy ca să își facă managementul orelor lucrate între clinici — practic o aplicație de personal money management (evidența cheltuielilor), dar pentru profesioniști.

Acesta a fost un pas destul de motivant, așa că am început să fac research-ul și pe partea tehnică (ce tehnologii, găzduire, unelte, servicii etc.) și am reușit să livrez, în mai puțin de o lună, un prototip funcțional în care se puteau adăuga programări, iar pentru fiecare programare selectată se putea da start/stop. Partea interesantă a fost când am realizat că, de fapt, era doar un buton simplu de start/stop unde puteam vedea numele pacientului — practic, același lucru se putea face și în Excel.

Mai departe, ne-am gândit să adăugăm funcționalități cu adevărat utile: un calendar din care toate programările puteau fi adăugate, vizualizate, editate sau setate cu diferite statusuri (finalizată, anulată, reprogramată etc.).

După ce am folosit prototipul de câteva ori, ne-am dat seama că introducerea manuală în calendar era destul de greoaie și nu adăuga prea multă valoare, așa că am introdus „bulk-scheduling”. Practic, funcția oferea un formular dinamic în care se puteau adăuga doar numele pacientului (sau o referință a acestuia), data programării, timpul estimat și prețul. „Bulk-scheduling”-ul permitea adăugarea mai multor programări deodată, de pe aceeași pagină.

În săptămânile următoare au început să apară diferite îmbunătățiri, cum ar fi posibilitatea de a adăuga mai multe clinici, cu opțiuni de editare și ștergere.

Cum am ales numele?

Totul a pornit de la ideea de a „dărâma” estimarea — adică de a afla care este, de fapt, timpul real petrecut în cabinet, nu doar cel estimat. Așa am ales numele Doctor Estimator, iar în zilele următoare am cumpărat domeniul doctorestimator.ro.

Negocierea culorilor

Mult timp, focusul a fost pe funcționalitate și mai puțin pe cum arată aplicația, urmând ca paleta de culori, logo-ul, semnătura de email etc. să fie decise ulterior. La început am folosit nuanțe de gri închis și mov, urmând apoi să decidem — adică să decidă ea :) — că ar fi mai util să trecem pe albastru cu alb, plus o temă de dark mode. Zis și făcut: aplicația a căpătat un cu totul alt design al componentelor, mai aerisit, mai modern și foarte bine optimizat pentru toate dispozitivele (desktop, tabletă, telefon).

Blocaje

Aplicația funcționa, dar aveam destul de multe lipsuri. Am constatat că, la nivelul la care era aplicația, tot nu aducea suficientă valoare încât să genereze cu adevărat dorința de a fi folosită cu entuziasm. Lipsea dashboard-ul — nu exista încă o direcție clară despre cum ar trebui să arate, ce grafice ar trebui afișate, astfel încât indicatorii de performanță, timpul pierdut și valoarea reală să fie vizibile dintr-o privire. Chiar dacă „bulk-scheduling”-ul era un pas important și permitea adăugarea mai multor programări deodată, procesul tot rămânea destul de greoi de pe telefon.

Am început să caut o soluție de sincronizare între aplicația clinicii și cea a medicului. Existau câteva softuri de clinică ce trimiteau programările prin Google Calendar. Mi s-a părut o idee bună, așa că am creat un prototip: practic, se putea sincroniza calendarul clinicii cu calendarul doctorului. Problema era că, pentru asta, clinica trebuia să facă anumite setări ca să poată partaja calendarul cu alți medici. În final, am renunțat la acest prototip.

Cum a intrat AI-ul în schemă?

Voiam să fac lucrurile cât mai simple pentru medici, astfel încât să fie încurajați să folosească aplicația. Cea mai bună variantă mi s-a părut ca medicul să poată face o poză calendarului clinicii, primit de la recepție, pe WhatsApp, pe email etc., și să o încarce apoi în aplicație, adăugând un mesaj scurt precum „adaugă aceste programări pentru mâine” sau „adaugă pentru joia viitoare”. Programările ajung în sistemul de „bulk-scheduling”, unde sunt extrase automat din imagine și completează formularul dinamic — urmând ca medicul să le revizuiască și să le confirme. Acesta a fost un punct de cotitură major, pentru că a simplificat și eficientizat foarte mult adăugarea programărilor în calendarul profesional, gestionat exclusiv de medic.

Ultima piesă din aplicație

Evident, mai lipsea dashboard-ul: vrem să vedem dintr-o privire unde am lucrat, cât am lucrat, câte proceduri am finalizat și care este acuratețea estimărilor mele. Mai exact, acuratețea se calculează din diferența dintre timpul estimat și timpul real. De exemplu, dacă estimez că o procedură durează 60 de minute, iar eu, ca medic, o fac în 50 de minute, înseamnă că am supraestimat cu 10 minute, iar acuratețea ar fi de 80% (formula fiind 100 − ((60−50)/50 × 100)). Ideal ar fi o marjă de eroare de 5-15%.

De ce ar fi util asta?

Cu cât estimăm mai bine, cu atât ne putem afla mai exact valoarea reală. În foarte multe domenii ne întâlnim cu întrebarea „când e gata?”: lăsăm mașina la service „când e gata?”; comandăm mobilă de bucătărie „când e gata?”; comandăm ceva de pe internet „când ajunge?”.

Măsurătorile au existat dintotdeauna și continuă să aibă un impact în viața noastră: ne măsurăm tensiunea, ne măsurăm bătăile inimii, ne măsurăm o grămadă de lucruri. Indicatorii sunt peste tot „câtă benzină mai avem în rezervor?”, „am ajuns la timp?” și exemplele pot continua. În funcție de valorile măsurate, putem lua decizii diferite.

În munca medicului, timpul petrecut măsurând, tratând și diagnosticând pacienții, aceste informații îl ajută să le rezolve sau să le prevină problemele medicale ale pacienților.

Din perspectiva timpului nemăsurat, contorizat haotic, la întâmplare sau "la ochi", pot apărea aceleași ineficiențe pe care le-ar avea o boală nediagnosticată la un pacient. Rămân ascunse până devin o problemă reală.

Așa a ajuns Doctor Estimator să fie, până la urmă, un instrument de măsurare, dar al valorii muncii profesionale ale medicului, nu a pacienților.